Teilnahmebedingungen

Teilnahmebedingungen zur EXPO-Gewerbeschau Ochtrup 2026
Teilnahmebedingungen der EXPO-Gewerbeschau Ochtrup 2026 – Veranstalter Ochtrup Stadtmarketing und Tourismus GmbH (im Folgenden Veranstalter genannt).

1. Allgemeine Bedingungen

Der Veranstalter wird die Gewerbeschau für Ochtrup am 19.04.2026 in der Zeit von 10.00 – 18.00 Uhr durchführen. Unternehmen, Ausstellungsflächen- und Zelte müssen am Sonntag ab 10.00 Uhr geöffnet sein. Der Abbau darf nicht vor Sonntag 18.00 Uhr erfolgen.
Während der Gewerbeschau hat der Veranstalter Hausrecht auf dem Veranstaltungs-/Ausstellungsgelände (ausgenommen integrierte Betriebsgelände). Der Veranstalter ist berechtigt und angewiesen, nicht genehmigte Veranstaltungen und Aktionen zu verbieten.
Der Veranstalter kümmert sich um Marketingmaßnahmen und Pressearbeit der Gewerbeschau. Zusätzliche Werbung und Kundenansprache durch die Aussteller selbst wird unbedingt empfohlen. Entsprechende Werbemittel können unter Berücksichtigung des Corporate Designs genutzt werden. Sie können beim Veranstalter angefordert werden.
Alle Informationen zur Gewerbeschau, sowohl für Aussteller als auch für Besucher, sind u.a. auf folgender Website zu finden: www.expo-ochtrup.de

2. Teilnahmeberechtigung

Teilnehmen können natürliche und juristische Personen, die ein Gewerbe in Ochtrup, Langenhorst oder Welbergen betreiben oder vertreten und rechtlich berechtigt sind an der Gewerbeschau teilzunehmen.
Voraussetzung ist eine ordnungsgemäße Gewerbeanmeldung bzw. eine gültige Handels- bzw. Branchenregistrierung.
Branchenzugehörigkeit: Der Veranstalter behält sich vor, Ausstellerinnen/Aussteller abzulehnen, wenn deren Angebot den Zielen der Messe widerspricht, rechtliche Vorgaben verletzt oder das Ansehen der Veranstaltung schädigen könnte. In diesem Fall erfolgt eine Begründung durch den Veranstalter.

3. Anmeldeverfahren

Anmeldungen erfolgen über das offizielle Online-Formular auf der Veranstaltungswebsite www.expo-ochtrup.de
Mit der Anmeldung verpflichtet sich der Aussteller, die Teilnahmebedingungen zu akzeptieren und alle erforderlichen Unterlagen rechtzeitig einzureichen.
Die Teilnahme kommt durch schriftliche Bestätigung des Veranstalters zustande. Erst dann besteht eine vertragliche Verpflichtung.
Nach der Onlineanmeldung wird der Aussteller in das Ausstellerverzeichnis aufgenommen. Der Veranstalter behält sich vor, Anmeldungen abzulehnen oder auf eine Warteliste zu setzen. Im November erhält der Aussteller eine Rechnung. Die Bezahlung dieser Rechnung ist Voraussetzung für die Teilnahme an der Gewerbeschau.
Der Veranstalter behält sich vor, Anmeldungen abzulehnen oder auf eine Warteliste zu setzen. Bei Zusage wird eine verbindliche Teilnahmebestätigung samt Rechnung ausgestellt.

4. Teilnahmegebühr

Die Höhe der Standgebühr ist festgelegt.
Die genaue Gebühr, Zahlungsfristen, enthaltene Leistungen (Stand, Strom, WLAN, Badge, Reinigung etc.) sowie optionale Zusatzleistungen werden in der Zahlungs- bzw. Leistungsübersicht der Teilnahmebestätigung aufgeführt.
Zahlungen sind termingerecht gemäß der in der Rechnung genannten Frist zu leisten. Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlich vorgesehenen Verzugszinsen.
Rückerstattungen bei Abmeldung gemäß Stornobedingungen (vgl. Ziff. 5) bleiben vorbehalten.

5. Stornierungsbedingungen

Eine Stornierung durch den Aussteller ist schriftlich mitzuteilen.
Stornoregeln:
Eine Stornierung ist bis zum 31.12.2025 möglich. Bei Absage werden 50% der Teilnahmegebühr einbehalten.
Spätere Stornierungen oder Nichterscheinen führen zu einer vollständigen Zahlung der Teilnahmegebühr.
Der Veranstalter behält sich vor, die Veranstaltung bei Höherstufung der Risiken oder höherer Gewalt abzusagen. Bereits gezahlte Gebühren werden in diesem Fall nicht erstattet, Schadensersatzansprüche bestehen nicht.

6. Präsentation Unternehmensflächen

Freiflächen und Ausstellungsflächen werden je nach Verfügbarkeit vom Veranstalter eingerichtet und kostenfrei zu den Teilnahmegebühren zur Verfügung gestellt.

Der Aussteller ist ohne Genehmigung nicht berechtigt seine Unternehmensfläche oder Standfläche, ganz oder teilweise, Dritten zu überlassen oder zu tauschen.
Dem Aussteller ist gestattet, sich mit Lieferanten zu präsentieren. Es muss gewährleistet sein, dass die äußere Wahrnehmung zu 90% auf das ausstellende Unternehmen gerichtet ist.
Der Aussteller verpflichtet sich, die Urheberrechte Dritter zu beachten und evtl. erforderliche Genehmigungen einzuholen, sowie den Veranstalter von gebührenpflichtigen Ansprüchen Dritter freizustellen.

7. Stände / zentrale Ausstellungsflächen / Standeinteilung

Freiflächen und Ausstellungsflächen werden je nach Verfügbarkeit vom Veranstalter eingerichtet und kostenfrei zu den Teilnahmegebühren zur Verfügung gestellt.
Zentrale Ausstellungsflächen – z.B. Zeltlösungen werden nach Rücksprache mit dem Aussteller mit Präsentationsständen/Messebau (dazu hält der Veranstalter Kontakt zu einem Messebauer bereit) ausgestattet. Die Kosten werden dem Aussteller berechnet.
Die Zuteilung etwaiger Standflächen erfolgt durch den Veranstalter. Kriterien können Größe der Fläche, Branche, Relevanz des Ausstellungsinhalts, Beitrag zum Gesamtkonzept, zeitliche Reihenfolge der Anmeldung und ggf. Sponsoring-Niveau sein.
Aussteller erhalten vor der Veranstaltung eine Layoutskizze. Änderungen der Standposition bleiben vorbehalten, sofern triftige Gründe vorliegen (z. B. Brandschutz, Versorgungswege).
Falls mehrere Bewerber ähnliche Anforderungen haben, kann der Veranstalter Auswahlkriterien anwenden oder eine Lösung durchführen.
Teilnahmeberechtigte sind verpflichtet, evtl. gebuchte Flächen gemäß den vorgegebenen Abmaßen und technischen Vorgaben zu nutzen.

8. Haftung

Der Veranstalter haftet für vorsätzliche oder grob fahrlässige Pflichtverletzungen und bei Verletzungen von Leben, Körper und Gesundheit im Rahmen gesetzlicher Bestimmungen.
Für Sachschäden an Ausstellervorlagen, Messeinventar oder Leihgut haften Aussteller bis zur Höchstschuld, es sei denn, der Schaden resultiert aus grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz seitens des Veranstalters.
Der Abschluss einer Veranstalterhaftpflichtversicherung durch den Aussteller, insbesondere bei Betriebsöffnung, wird empfohlen.
Der Veranstalter übernimmt keine Haftung für Verluste durch Aussteller- oder Besucherausfälle, wetterbedingte Beeinträchtigungen oder höherer Gewalt.

9. Datenschutz

Mit der Anmeldung erklärt sich der Aussteller damit einverstanden, dass die angegebenen Daten elektronisch erfasst und, soweit für die Planung und Durchführung der Gewerbeschau relevant, verarbeitet werden. Ebenso erfolgt hiermit die Zustimmung für die Veröffentlichung der Daten auf der Website www.expo-ochtrup.de
Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.